PRODUCT REQUIREMENT DOCUMENT (PRD)
Sistem Manajemen Perencanaan & Desain Bangunan Terpadu ArchiMax Planning System (AMPS). Mengintegrasikan 7 Tahap Alur Operasional Terpadu Hasil Wawancara Manajemen (Lead CRM Klaster J/A → Survei Mobile HP → DP 50% → Desain Konseptual → Gerbang Pelunasan 50% & Gamker/RAB → Serah Terima Fisik/Digital → After-Sales H+30 & Jembatan Maxcon Konstruksi).
1. RINGKASAN EKSEKUTIF & AUDIT HASIL WAWANCARA
ArchiMax Planning System (AMPS) adalah aplikasi web operasional terpadu yang dirancang khusus untuk biro jasa perencanaan dan desain bangunan ArchiMax. Perancangan sistem ini didasarkan pada sinkronisasi hasil wawancara mendalam bersama tim manajemen dan operasional ArchiMax (Bu Tias, Mas Ferry, Mbak Vida, Mas Rangga, dan Divisi Keuangan FATA) serta dokumen pelengkap Alur Proses Pemesanan ArchiMax (18 Langkah).
Pada sesi wawancara (menit 00:13:45), Mas Ferry menegaskan bahwa poster/diagram PDF 18 langkah adalah alur lama yang belum diperbarui. Dalam praktiknya, alur kerja di lapangan telah berevolusi menjadi 7 Tahap Final yang lebih efisien, menghilangkan birokrasi berulang, dan menyempurnakan titik penagihan invoice agar arus kas perusahaan tetap sehat dan aman.
1.1 Perbandingan Alur di PDF Lama vs. Alur Baru Hasil Wawancara
Tabel audit di bawah ini merinci penyelarasan antara diagram PDF lama dengan kesepakatan final hasil wawancara agar logika alur dan database web aplikasi dibangun secara tepat sejak awal:
| Aspek Proses | Alur di PDF Lama (18 Langkah) | Alur Baru Hasil Wawancara (7 Tahap Final) | Solusi di Web Aplikasi ArchiMax |
|---|---|---|---|
| Sumber Lead & Pra-Jual | Tim R&D meriset strategi, koordinasi dengan Desain Grafis (konten/pamflet), iklan jalan di 6 kanal (IG, FB, Google, YT, WA, TikTok), data diteruskan ke CS. | Advertiser (Mas Ferry) menjalankan Meta Ads (Kode J) & Google Ads (Kode A). Calon klien langsung masuk ke WhatsApp dan didistribusikan ke CS (Rangga, Lulus, dll.). | Pencatat WhatsApp Otomatis: Sistem secara otomatis mengenali asal promosi (Kode J = Instagram/FB, Kode A = Google) dari pesan awal calon klien dan langsung membuat kartu kontak baru tanpa perlu mengetik ulang nomor telepon. |
| Survei Lokasi Lapangan | Tidak tertulis eksplisit di PDF; dari CS closing langsung minta admin buat invoice DP dan masuk ke koordinator arsitek. | Wajib ada Tahap Survei & Konsultasi: CS bersama Konsultan (Arsitek) turun langsung ke lokasi klien sebelum penawaran resmi & invoice DP dikeluarkan. | Modul Mobile Field Survey: Form ramah HP untuk mengunggah foto lokasi, dimensi/luas lahan, kondisi kontur tanah, foto sketsa denah kasar di lokasi, dan kalkulator harga instan. |
| Penerbitan Invoice DP (50%) | CS memberikan data ke Admin untuk dibuatkan invoice; jika disetujui Manager, invoice dikirimkan ke klien. | Divisi FATA (Finance & Admin) yang menerbitkan dan memvalidasi invoice di sistem, sedangkan Sales/CS yang mengirimkannya ke WhatsApp klien karena hubungan komunikasinya intens. | Tombol Generate & Share Invoice WA: FATA membuat invoice di sistem, lalu muncul tombol "Kirim via WA ke Klien" di dashboard Sales/CS. Proyek aktif otomatis setelah mutasi bank diverifikasi FATA. |
| Pemicu Invoice ke-2 (Pelunasan 50%) | Muncul setelah Denah ACC (Langkah 8–9 di PDF: CS memberi invoice termin 2 sebelum lanjut ke 3D View). | Koreksi Krusial Mas Ferry (menit 30:21–31:53): Invoice ke-2 (Pelunasan) baru terbit SETELAH 3D View ACC, tepat SEBELUM masuk tahap 3D Denah, Gambar Kerja, dan RAB. | Payment Gatekeeper Otomatis: Tahap 3D Denah, Gambar Kerja Teknis (DED), dan RAB terkunci otomatis oleh sistem hingga bukti pelunasan disetujui oleh FATA. |
| Urutan Teknis Desain | Denah Konsep → Bayar Tahap 2 → 3D View → Gambar Kerja (Drafter) → RAB (Estimator). | Bayar DP 50% → Denah 2D → 3D View → Bayar Pelunasan 50% → 3D Denah → Gambar Kerja Teknis → RAB. | Dynamic Task Checklist: Urutan tahapan otomatis terkonfigurasi mengikuti pilihan Master Paket (Paket 1 s/d 4) yang diambil klien. |
| Alur Komunikasi & Revisi | Semua review memutar lewat 4 pihak: Tim Produksi → Koordinator → Tim CS → User (dan sebaliknya). | Konsultan Arsitek dapat melakukan asistensi langsung ke klien, namun Sales wajib memantau komunikasi, dan Mbak Vida (Koordinator) mengawasi batas waktu (SLA). | Shared Project Workspace (3-Way Sync): Arsitek mengunggah file draf gambar & log revisi di aplikasi sehingga Sales, Koordinator, dan Arsitek melihat status yang sama secara real-time. |
| Serah Terima & Integrasi Lanjutan | Tiap divisi mencetak hasil ke Koordinator, dijilid oleh Desain Grafis, dipacking + gift oleh Marketing, lalu dikirim oleh Admin. | Serah terima berkas digital (tersimpan aman di brankas cloud) + cetak buku fisik/kado sesuai alur lama, ditambah Tahap 7 (Layanan Purna Jual Hari ke-30) oleh tim Sales untuk penawaran pembangunan ke Maxcon. | Pemeriksaan Serah Terima & Jembatan Maxcon: Pelacakan nomor resi via WhatsApp + penghitung mundur 30 hari + tombol 1-klik "Serahkan Proyek ke Maxcon" tanpa perlu mengetik ulang data. |
1.2 Target Keberhasilan Bisnis (KPI)
| No | Sasaran Bisnis ArchiMax | Target Terukur yang Dicapai Sistem |
|---|---|---|
| 1 | Seluruh proyek tercatat & terpantau per tahap | 100% order baru masuk dan terlacak dalam sistem sejak fase uji coba (Desember) hingga Go-Live (Januari). |
| 2 | Penyelesaian desain lebih cepat & disiplin SLA | Rata-rata waktu pengerjaan Denah (SLA 3–5 hari) dan total siklus desain meningkat kecepatannya ≥ 20%. |
| 3 | Mencegah piutang macet & kebocoran produksi | Nol pengerjaan Gambar Kerja/RAB tanpa pelunasan berkat fitur pengunci otomatis Payment Gatekeeper. |
| 4 | Transparansi revisi klien & tim internal | 100% riwayat revisi tercatat di Pin-Point Log; revisi internal Koordinator tidak mengurangi jatah revisi klien. |
| 5 | Konversi After-Sales ke Konstruksi Maxcon | Meningkatkan konversi klien perencanaan menjadi proyek fisik di Maxcon lewat pengingat H+30 otomatis. |
2. KEUNGGULAN UTAMA: SISTEM ARCHIMAX VS CARA MANUAL
Berikut adalah perbandingan konkret antara pola operasional konvensional yang sebelumnya berjalan di ArchiMax dibandingkan dengan efisiensi sistem baru berbasis web:
| Aspek Operasional | Cara Manual / Chat Terpisah | Solusi ArchiMax Planning System (AMPS) |
|---|---|---|
| Pencatatan Leads Iklan | CS menyalin nomor manual dari WhatsApp; sumber iklan (Meta/Google) sering tidak terdata. | Penerima Pesan WhatsApp Otomatis: Mengenali sumber promosi (Kode J = Instagram/FB, Kode A = Google) dan langsung mencatat data calon pembeli ke buku kontak. |
| Survei Lapangan | Hasil survei dicatat di buku tulis; foto lahan tercecer di galeri ponsel pribadi. | Modul Mobile HP: Form terpadu foto lahan, kontur tanah, sketsa kasar, dan kalkulator estimasi harga penawaran di lokasi. |
| Pemberian Tugas Desain | Koordinator membagi tugas manual via chat tanpa tahu beban kerja arsitek lain. | Workload Radar: Menampilkan jumlah proyek aktif per personel secara transparan sebelum menunjuk 4 PIC. |
| Pengendalian Batas Waktu (SLA) | Koordinator harus mengecek manual; proyek rawan terlambat tanpa disadari. | Multi-Stage SLA Engine: WA reminder halus di H+3 ke arsitek dan peringatan kartu merah darurat di H+5 ke Mbak Vida. |
| Penagihan Termin & Pelunasan | Rentan terjadi pengerjaan Gambar Kerja sebelum pelunasan dibayar lunas. | Payment Gatekeeper: Gambar Kerja & RAB terkunci otomatis sampai bukti transfer pelunasan 50% di-ACC oleh FATA. |
| Pemantauan Progres oleh Klien | Klien berulang kali menanyakan progres di grup WhatsApp. | Magic Link Portal (Tanpa Login): Klien memantau bar progres (0–100%) dan mengklik tombol ACC Digital langsung dari HP. |
| Cetak, Jilid & Resi Pengiriman | Koordinasi fisik antar divisi (Arsitek → Grafis → Marketing → Admin) tidak terdokumentasi. | Checklist Serah Terima Terintegrasi: QC Cetak, Jilid Grafis, Packing Gift Marketing, dan Resi Ekspedisi otomatis terkirim ke WA klien. |
| Kelanjutan ke Konstruksi (Maxcon) | Data lahan, gambar kerja, dan RAB harus dikirim manual dan diinput ulang dari awal. | 1-Klik Terhubung ke Maxcon: Satu kali klik langsung meneruskan seluruh data lahan, gambar kerja, dan anggaran biaya ke sistem konstruksi Maxcon. |
3. TARGET PENGGUNA & STRUKTUR 9 PERAN KERJA TERPADU
Sistem ini dirancang untuk menyatukan 9 peran kerja internal yang memiliki hak akses dan tampilan layar spesifik sesuai wewenangnya:
| Kode | Peran Kerja / Divisi | Tanggung Jawab Utama di Dalam Sistem | Tampilan Utama Saat Login (Dashboard) |
|---|---|---|---|
MGT |
Superadmin & Management (Mas Ferry & Bu Tias) | Memantau performa bisnis, rasio konversi iklan (ROI Meta vs Google), laporan keuangan, ekspor data mandiri, dan otorisasi integrasi Maxcon. | Executive Dashboard KPI, Budget Iklan ROI, Data Backup & Export Center. |
KOR |
Head Operasional / Koordinator (Mbak Vida) | Memantau Workload Radar beban staf, menunjuk 4 PIC tiap proyek, melakukan Quality Control (QC) internal sebelum file diasistensikan ke klien, serta memverifikasi kelengkapan cetak fisik. | Workload Radar, Papan Alokasi PIC, Antrean QC Internal (Denah, 3D, Gamker, RAB), Antrean QC Cetak. |
CS |
Customer Service / Sales (Mas Rangga, Lulus, dll.) | Menerima leads otomatis dari iklan Meta/Google, mengelola siklus follow-up CRM (1–3 bulan), menjadwalkan survei, mengirim link invoice DP & pelunasan via WA, serta memantau kepuasan klien. | Kanban Leads (Cold/Warm/Hot), Pengingat Jadwal Follow-Up Harian, Pemantau Progres Klien. |
FATA |
Finance & Admin (Divisi FATA) | Menerbitkan PDF Invoice DP 50% dan Pelunasan 50%, memeriksa mutasi bank pembayaran klien (Payment Gatekeeper), mencatat pengeluaran, serta mengurus pengiriman ekspedisi dan nomor resi. | Antrean Pembuatan Invoice, Verifikasi Pembayaran Masuk, Rekap Kas/Piutang, Manajemen Ekspedisi Resi. |
ARS |
Konsultan / Arsitek | Melakukan survei lapangan via mobile HP, menggambar denah konseptual 2D (SLA 3–5 hari), melakukan asistensi langsung ke klien, dan mencatat log poin revisi. | Form Mobile Survei Lapangan, Daftar Tugas Denah Saya, Log Pin-Point Revisi, Checklist Cetak. |
VIS |
3D Visualizer | Membuat model visualisasi render 3D View eksterior/interior sesuai denah yang disetujui, serta membuat 3D Denah setelah pelunasan 50% terkonfirmasi. | Daftar Tugas 3D View & 3D Denah, Lembar Render, Status Persetujuan Klien. |
DRF |
Drafter (Gambar Kerja) | Menyusun Gambar Kerja Teknis (DED) lengkap (arsitektur, struktur, MEP) sesuai SOP setelah pelunasan disetujui FATA, dan mencetak berkas untuk serah terima fisik. | Daftar Gambar Kerja Terbuka (Unlocked), Checklist Gambar Standar SOP ArchiMax, Tugas Cetak. |
EST |
Estimator (RAB) | Menghitung volume pekerjaan dan menyusun Rencana Anggaran Biaya (RAB) terperinci berdasarkan Gambar Kerja final yang telah disetujui klien. | Daftar Tugas RAB, Master Harga Satuan Bahan/Upah, Rekap Biaya & Ekspor Excel/PDF. |
DGR |
Tim Desain Grafis | Membuat materi iklan bersama Marketing, mendesain cover buku proyek resmi berlogo ArchiMax, dan melakukan penjilidan rapi seluruh berkas cetak. | Permintaan Materi Desain Iklan, Antrean Pembuatan Cover Buku Proyek, Checklist Penjilidan. |
4. USER FLOW LENGKAP: 7 TAHAP ALUR OPERASIONAL TERPADU
Berikut adalah penjabaran rinci 7 Tahap Alur Operasional Terpadu ArchiMax hasil sinkronisasi wawancara, dilengkapi dengan 12 Diagram Alur Vektor Interaktif (klik langsung pada diagram mana pun untuk melihat detail dan menggeser tampilan):
4.0 Peta Master 7 Tahap Alur Operasional ArchiMax (Blueprint Hasil Wawancara)
Diagram master di bawah ini menggambarkan alur kerja komprehensif dari awal penangkapan lead iklan hingga serah terima fisik dan jembatan ke aplikasi konstruksi Maxcon:
Flow 4.0 — Peta Besar 7 Tahap Alur Terpadu ArchiMax (Blueprint Hasil Wawancara)
Berdasarkan hasil wawancara manajemen ArchiMax (Bu Tias, Mas Ferry, Mbak Vida, Mas Rangga, dan FATA). Menyederhanakan alur lama menjadi 7 tahap operasional terpadu: dari Penerimaan Calon Klien Otomatis hingga Serah Terima Dokumen & Integrasi ke Aplikasi Konstruksi Maxcon.
4.1 Struktur Hak Akses & Matriks Kerja 9 Peran Pengguna
Diagram interaksi dan pembagian tugas antar divisi untuk menjaga koordinasi yang tertib tanpa jalur birokrasi yang berbelit:
Flow 4.1 — Struktur Pembagian Hak Akses 9 Peran Kerja Terpadu ArchiMax
Matriks pembagian peran kerja berdasarkan struktur organisasi hasil wawancara: dari Pimpinan Mas Ferry & Bu Tias, Koordinator Mbak Vida, Layanan Pelanggan Mas Rangga & Lulus, 4 Divisi Desain, Desain Grafis, hingga Divisi Keuangan FATA.
4.2 Tahap 1: Lead Masuk, Auto-Capture Klaster (J / A) & CRM Follow-Up
Proses otomatisasi penangkapan data calon klien dari kampanye iklan Meta Ads dan Google Ads tanpa risiko nomor tercecer:
Setiap calon pembeli yang mengeklik iklan dan mengirim pesan WhatsApp (wa.me/628xxx?text=Halo+ArchiMax+[Kode]) langsung dikenali secara otomatis oleh sistem. Sistem mengenali Kode J untuk iklan Instagram/Facebook dan Kode A untuk iklan Google. Data langsung tercatat di layar kerja CS secara otomatis, lengkap dengan status minat pembeli serta jadwal pengingat untuk menghubunginya kembali.
Flow 4.2 — Tahap 1: Pencatatan Calon Klien Otomatis dari Iklan & Jadwal Pengingat Hubungan
Alur penangkapan calon klien yang menghubungi WhatsApp melalui iklan Meta (Instagram/Facebook) dan Google Ads secara otomatis, serta penjadwalan pengingat berkala agar calon pembeli tidak terlupakan.
4.3 Tahap 2: Modul Survei Lapangan Mobile HP & Estimasi Harga di Lokasi
Form mobile ramah ponsel yang digunakan oleh Konsultan Arsitek dan CS saat mendatangi lokasi tanah milik klien:
Arsitek dapat langsung memotret lahan dari kamera HP, mencatat ukuran panjang × lebar, mendokumentasikan kontur tanah, dan mengunggah foto sketsa kasar denah yang dibuat di lokasi. Sistem juga menyediakan Kalkulator Cepat untuk langsung menghasilkan draf penawaran resmi berlogo ArchiMax dalam format PDF untuk dikirimkan ke WhatsApp klien saat itu juga.
Flow 4.3 — Tahap 2: Formulir Survei Lapangan Praktis di HP & Estimasi Biaya di Lokasi
Konsultan Arsitek dan CS mendatangi lokasi tanah milik klien dengan formulir ponsel praktis untuk mengambil foto lahan, mencatat kondisi tanah, menggambar sketsa denah, dan memberikan perkiraan biaya resmi di hadapan klien.
4.4 Tahap 3: Pemilihan 4 Master Paket & Validasi Invoice DP 50% oleh FATA
Fleksibilitas pemilihan paket desain yang secara otomatis menentukan tahapan kerja yang aktif di sistem, serta alur penerbitan invoice DP oleh FATA:
| Paket Desain | Komponen yang Termasuk | Dampak Otomatis pada Antrean Tugas Operasional |
|---|---|---|
| Paket 1 | Denah 2D + 3D View | Hanya memunculkan tugas Denah dan 3D View; sistem otomatis melewati Gambar Kerja & RAB. |
| Paket 2 | Denah 2D + 3D View + Gambar Kerja | Memunculkan tugas Denah, 3D View, dan Gambar Kerja; melewati pengerjaan RAB. |
| Paket 3 | Denah 2D + 3D View + 3D Denah + Gambar Kerja | Memunculkan tugas Denah, 3D View, 3D Denah, dan Gambar Kerja teknis. |
| Paket 4 (Lengkap) | Denah 2D + 3D View + 3D Denah + Gambar Kerja + RAB | Mengaktifkan seluruh tahapan produksi secara lengkap dari awal hingga penyusunan anggaran RAB. |
Flow 4.4 — Tahap 3: Pemilihan 4 Paket Desain & Verifikasi Pembayaran DP oleh Keuangan
Penentuan paket desain yang otomatis mengatur alur pengerjaan tugas, penerbitan invoice uang muka DP 50% oleh bagian keuangan (FATA), dan pengaktifan proyek secara resmi.
4.5 Tahap 4: Desain Konseptual — Denah 2D (SLA 3-5 Hari) & 3D View
Alur pengerjaan desain konseptual yang diawasi oleh Mbak Vida (Koordinator), mencakup pemeriksaan internal sebelum asistensi ke klien dan pencatatan log revisi terstruktur:
Flow 4.5 — Tahap 4: Perancangan Konseptual — Denah 2D (Waktu 3-5 Hari) & Gambar 3D
Pemantauan kapasitas kerja tim oleh Mbak Vida, pembuatan denah 2D dengan tenggat waktu jelas (3-5 hari kerja), sistem pencatatan revisi transparan, dan pembuatan gambar tampilan 3D hingga disetujui klien.
4.6 Tahap 5: Gerbang Pelunasan 50% (Payment Gatekeeper), Gambar Kerja & RAB
Titik kritis penyempurnaan arus kas perusahaan: mengunci tahapan produksi teknis sebelum pelunasan pembayaran diverifikasi oleh divisi FATA:
Berdasarkan arahan Mas Ferry pada menit 30:21 wawancara, tagihan Pelunasan 50% diterbitkan tepat setelah 3D View disetujui (ACC) oleh klien. Selama pembayaran pelunasan belum divalidasi oleh FATA, menu pengerjaan Gambar Kerja bagi Drafter dan RAB bagi Estimator berada dalam status Terkunci (Locked). Hal ini mencegah terjadinya kebocoran waktu dan tenaga kerja pada tahap teknis yang berat.
Flow 4.6 — Tahap 5: Kunci Pengaman Pembayaran Pelunasan 50%, Gambar Kerja & RAB
Penegasan hasil wawancara bersama Mas Ferry: Tagihan pelunasan 50% dikeluarkan tepat setelah gambar 3D disetujui. Sistem secara otomatis mengunci pengerjaan Gambar Kerja & RAB sampai pelunasan disetujui bagian keuangan.
4.7 Tahap 6: Final QC, Cetak Fisik, Cover Jilid Grafis, Packing Gift & Resi Ekspedisi
Penggabungan alur langkah 17–18 dari dokumen lama ke dalam sistem kendali digital, mulai dari penyimpanan arsip digital yang aman di brankas cloud hingga penyerahan buku cetak fisik ke ekspedisi:
Flow 4.7 — Tahap 6: Pemeriksaan Akhir, Cetak Fisik, Sampul Jilid Eksklusif, Kado & Pengiriman
Menggabungkan alur fisik langkah 17-18 dari dokumen asli: penyimpanan berkas di brankas digital aman, pencetakan berkas oleh tiap divisi, penjilidan elegan oleh Desain Grafis, pembungkusan kado oleh Marketing, dan pengiriman oleh Keuangan/Admin.
4.8 Tahap 7: Pengingat Otomatis Hari ke-30 & Jembatan ke Tim Konstruksi Maxcon
Menghubungkan aplikasi perencanaan ini dengan visi jangka panjang Bu Tias untuk pembangunan fisik bersama Maxcon:
Tepat 30 hari pasca penyerahan buku dokumen selesai, sistem secara otomatis mengirimkan pengingat ke WhatsApp Sales untuk menghubungi klien dan menawarkan pelaksanaan pembangunan fisik. Jika klien setuju, Sales cukup menekan tombol "Serahkan Proyek ke Maxcon". Seluruh data identitas klien, lokasi tanah, berkas Gambar Kerja lengkap, dan rincian RAB langsung terhubung ke sistem Maxcon tanpa perlu mengetik ulang data.
Flow 4.8 — Tahap 7: Pengingat Otomatis 30 Hari & Jembatan ke Aplikasi Konstruksi Maxcon
Membuka peluang bisnis pembangunan fisik berikutnya: sistem secara otomatis mengingatkan CS di hari ke-30 untuk menanyakan kesiapan membangun, serta tombol 1-klik untuk meneruskan proyek ke tim konstruksi Maxcon.
4.9 Sistem Otomasi Notifikasi WhatsApp & Pengawas Batas Waktu Pengerjaan (Target 3-5 Hari)
Mekanisme peringatan waktu nyata untuk memastikan pengerjaan proyek tidak mengalami penumpukan atau keterlambatan:
Flow 4.9 — Sistem Otomasi Notifikasi WhatsApp & Pengawas Batas Waktu (Target 3-5 Hari)
Menjawab kebutuhan pimpinan untuk mencegah keterlambatan pekerjaan: sistem pengingat otomatis (pengingat ramah di hari ke-3 dan tanda bahaya kartu merah di hari ke-5 kepada pimpinan), serta rekap harian tugas CS jam 08:00 pagi.
4.10 Portal Pelacakan Mandiri Klien (Buka Langsung Tanpa Perlu Login & Password)
Kemudahan bagi klien untuk memeriksa progres pekerjaan tanpa perlu mengingat nama pengguna dan kata sandi:
Flow 4.10 — Portal Pelacakan Klien (Buka Langsung Tanpa Perlu Login & Password)
Kemudahan bagi pemilik rumah untuk memantau perkembangan gambar rumahnya seperti melacak kiriman paket ekspedisi tanpa perlu mengingat kata sandi, dilengkapi saklar dokumen rahasia agar koreksi internal tidak terlihat oleh klien.
4.11 Struktur Data Bisnis Terpadu & Pusat Unduh Cadangan Data Mandiri (Bebas Ketergantungan)
Menjamin kedaulatan data ArchiMax tanpa ketergantungan pada vendor pihak ketiga (Anti Vendor Lock-In):
Flow 4.11 — Struktur Data Terpadu & Pusat Unduh Cadangan Data Mandiri (Bebas Ketergantungan Vendor)
Menjawab kebutuhan pimpinan: seluruh catatan pembukuan, data calon klien, dan berkas gambar tersimpan aman di basis data cloud modern, serta hak penuh bagi pimpinan untuk mengunduh seluruh data kapan saja dengan 1 klik.
5. JAWABAN TEKNIS ATAS 8 PERTANYAAN KUNCI HASIL WAWANCARA
Berikut adalah rangkuman solusi teknologi yang langsung menjawab kekhawatiran yang disampaikan oleh Mas Ferry dan Bu Tias saat sesi wawancara:
| No | Kebutuhan Kunci dari Wawancara | Penanya | Solusi Konkret di ArchiMax Planning System (AMPS) |
|---|---|---|---|
| 1 | Pencatatan Calon Klien dari Iklan WhatsApp Otomatis | Mas Ferry & Bu Tias | Layanan pesan WhatsApp otomatis membaca teks awal pesan iklan. Kode J otomatis ditandai sebagai Instagram/Facebook Ads, Kode A sebagai Google Ads. CS langsung menerima data calon klien tanpa perlu mengetik ulang nomor HP. |
| 2 | Portal Pelacakan Progres Gambar Klien Tanpa Password | Bu Tias & Mas Ferry | Klien diberikan tautan pribadi aman yang langsung bisa dibuka di HP tanpa repot mendaftar akun atau mengingat kata sandi. Tampilan menyerupai cek resi ekspedisi (garis kemajuan 0–100%) dan dilengkapi tombol persetujuan gambar resmi. |
| 3 | Saklar Dokumen Rahasia Internal | Diskusi Wawancara | Koordinator (Mbak Vida) dan CS memiliki saklar aktif/nonaktif pada setiap draf gambar. Sketsa kasar atau koreksi internal tim tidak akan tampil di layar klien sebelum diizinkan. |
| 4 | Pengawasan Batas Waktu Otomatis (Target 3–5 Hari Kerja) | Bu Tias & Mbak Vida | Robot pengingat sistem mengecek durasi pengerjaan setiap tahapan secara otomatis. Di hari ke-3 (H+3) sistem mengirim pesan ramah ke WhatsApp arsitek; di hari ke-5 (H+5) kartu proyek otomatis berubah menjadi Merah (Terlambat) dan mengirimkan laporan darurat ke Mbak Vida. |
| 5 | 4 Pilihan Paket Desain yang Otomatis Mengatur Tugas | Mbak Vida | Tersedia menu Master Paket di Admin. Sistem otomatis menyesuaikan checklist pengerjaan di papan kerja operasional berdasarkan paket yang dipilih (Paket 1 s.d. Paket 4). |
| 6 | Kalender Pengingat Kontak Klien (Siklus 1–3 Bulan) | Mas Rangga (CS) | Tombol cepat di kartu lead untuk menjadwalkan follow-up (+3 hari, +1 minggu, +1 bulan). Setiap pagi jam 08:00 WIB sistem mengirim rekap daftar nama klien yang harus dihubungi hari itu ke WhatsApp CS. |
| 7 | Tampilan Sangat Praktis di Ponsel & Siap Jadi Aplikasi HP Resmi | Mas Ferry & Bu Tias | Dirancang khusus agar sangat nyaman dibuka di browser ponsel dengan menu navigasi di bagian bawah. Aplikasi ini juga siap dipaketkan untuk dipasang langsung di Google Play Store dan Apple App Store resmi milik ArchiMax. |
| 8 | Hak Kedaulatan & Cadangan Data Penuh (Bisa Diunduh Kapan Saja) | Bu Tias & Mas Ferry | Disediakan menu "Pusat Cadangan & Unduh Data" khusus pimpinan (Mas Ferry). Mas Ferry dapat mengunduh seluruh data pembukuan, data calon klien, dan kumpulan berkas gambar kapan saja (format Excel / Dokumen Lengkap) dengan 1 kali klik. |
6. REKOMENDASI FITUR TAMBAHAN (VALUE-ADD UNTUK MEMENANGKAN HATI KLIEN)
Untuk melengkapi fungsionalitas dasar dan memberikan nilai tambah yang unggul, berikut adalah fitur-fitur spesifik industri arsitektur yang kami tawarkan:
| Nama Fitur Tambahan | Tujuan Operasional | Nilai Manfaat untuk ArchiMax |
|---|---|---|
| Visual Pin-Point Revision & Approval Log | Mencatat titik revisi langsung di atas preview gambar draf (Denah/3D) disertai tanda tangan digital persetujuan klien. | Mencegah perdebatan mengenai poin revisi yang tercecer di riwayat obrolan WhatsApp dan menjadi bukti sah persetujuan sebelum masuk tahap Gambar Kerja. |
| Kalkulator Cepat Estimasi Harga Paket di Lapangan | Menghitung perkiraan biaya desain saat survei (Luas Lahan × Rencana Luas Bangunan × Paket). | CS dan Arsitek dapat langsung menerbitkan draf penawaran resmi berlogo ArchiMax dalam format PDF di hadapan klien on-the-spot. |
| Workload Radar Kapasitas Personel | Menampilkan grafik jumlah proyek aktif yang sedang ditangani oleh masing-masing arsitek dan drafter. | Membantu Mbak Vida (Koordinator) dalam mendistribusikan penugasan secara berimbang sehingga tidak ada personel yang kelebihan beban. |
| Marketing ROI & Conversion Tracker | Widget analitik khusus untuk membandingkan biaya iklan Meta vs Google dengan nilai closing proyek. | Memberikan data akurat bagi Mas Ferry untuk mengevaluasi efektivitas anggaran promosi dan mengetahui sumber kampanye yang paling menghasilkan omzet. |
| Checklist Serah Terima Fisik & Gift Tracking | Checklist digital tahapan fisik: Cetak → QC Mbak Vida → Cover Jilid Grafis → Packing & Gift Marketing → Input Resi Ekspedisi. | Memastikan standar kemasan dan cinderamata ArchiMax selalu terjaga dengan rapi sebelum dikirimkan ke alamat klien. |
7. TARGET TIMELINE & RENCANA PELUNCURAN
Mengikuti arahan target waktu yang disampaikan oleh Mas Ferry di penutupan sesi wawancara (menit 01:00:38), jadwal eksekusi dirancang dalam 3 fase terstruktur:
| Bulan | Fase Pelaksanaan | Aktivitas Utama & Output yang Dihasilkan |
|---|---|---|
| November (Bulan Ini) | Penyelesaian Aplikasi Utama & Penawaran Resmi | Penyelesaian aplikasi perencanaan ArchiMax (AMPS), konfigurasi 7 Tahap Operasional, penyiapan basis data cloud terpusat, integrasi pesan WhatsApp otomatis, dan presentasi resmi ke Mas Ferry & Bu Tias. |
| Desember (Bulan Depan) | Fase Uji Coba Internal (Trial Run) | Simulasi dan pelatihan penggunaan sistem bagi seluruh divisi internal (Marketing, CS Mas Rangga & Lulus, Koordinator Mbak Vida, tim Arsitek/Drafter/Estimator, Grafis, dan Keuangan FATA). |
| Januari | Peluncuran Penuh (Go-Live) & Bridge Maxcon | Penerapan sistem secara menyeluruh untuk seluruh pesanan baru ArchiMax, evaluasi operasional bulan pertama, dan dimulainya penjajakan pembangunan Aplikasi Kedua (SIM Konstruksi Maxcon). |
8. ESTIMASI INVESTASI & PAKET PENGEMBANGAN SISTEM
Rincian ruang lingkup paket pengembangan aplikasi web ArchiMax Planning System (AMPS) disajikan dalam pilihan investasi bertingkat berikut:
| Komponen Ruang Lingkup | Paket Esensial | Paket Komprehensif (Direkomendasikan) | Paket Enterprise SIM Terpadu |
|---|---|---|---|
| Modul Alur Operasional | 7 Tahap Blueprint Lengkap | 7 Tahap Blueprint Lengkap | 7 Tahap Blueprint + Multi-Branch |
| Hak Akses Pengguna | 9 Peran Kerja Divisi | 9 Peran Kerja Divisi | 9 Peran + Hirarki Multi-Level |
| Portal Klien | Tautan Akses Langsung | Tautan Langsung + Tombol Persetujuan Sah | Tautan Langsung + Brankas Unduh Berkas Lengkap |
| Otomasi WhatsApp | Notifikasi Status Dasar | WhatsApp Otomatis: Pengawas Batas Waktu & Rekap Harian CS | WhatsApp Otomatis Multi-Nomor + Asisten Pesan Cerdas |
| Modul Mobile Lapangan | Upload Foto & Ukuran | Formulir Ponsel di Lokasi + Kalkulator Penawaran PDF Instan | Formulir Ponsel di Lokasi + Pencatat Titik Peta GPS |
| Pengendalian Finansial | Invoice DP & Pelunasan | Kunci Pengaman Biaya (Gambar Kerja & RAB Terkunci Sblm Lunas) | Kunci Pengaman Biaya + Pembayaran Otomatis Antar Bank |
| Kesiapan Aplikasi Konstruksi | Ekspor Berkas Manual | 1-Klik Penyerahan Proyek ke Tim Konstruksi Maxcon | Integrasi Penuh Dua Arah dengan Sistem Maxcon |
| Garansi & Ekspor Mandiri | Backup Database Standar | Pusat Cadangan & Unduh Data Mandiri (Bebas Ketergantungan) | Cadangan Data Otomatis Lapis Ganda di Cloud |